Impresión

Infocopy enumera los consejos para optimizar flujos de trabajo documentales pensando en el teletrabajo

En el contexto actual de digitalización empresarial y adaptación al trabajo desde casa, es esencial contar con una gestión documental y de flujos de trabajo eficiente para preservar la productividad y eficacia organizacional. Infocopy, empresa de soluciones de impresión y asesoramiento en procesos de negocio, además de ser Business Partner Premium de Kyocera Document Solutions, pone a disposición su experiencia para asistir a las empresas en la mejora de sus procesos en el ámbito del teletrabajo.

La gestión de documentos y la colaboración a distancia representan retos significativos en el teletrabajo. Es vital que las organizaciones dispongan de las herramientas y estrategias necesarias para asegurar que los equipos trabajen en documentos de manera eficaz y segura, sin importar su localización.

Infocopy sugiere adoptar las siguientes prácticas y estrategias

- Implementar soluciones de gestión documental.

Se recomienda el uso de herramientas como Solpheo Suite y Solpheo Workplace Cloud, que permiten organizar, almacenar y compartir documentos centralizadamente. Estas aplicaciones facilitan el acceso a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo, lo que promueve la colaboración y aumenta la productividad.

- Utilizar plataformas de colaboración.

Se aconseja el uso de plataformas como Microsoft Teams, Slack o Google Workspace para mejorar la comunicación y colaboración entre los equipos. Estas herramientas permiten compartir documentos, hacer videoconferencias y trabajar conjuntamente en proyectos en tiempo real, lo que incrementa la eficiencia y cohesión del equipo.

- Establecer procedimientos.

Es crucial definir procedimientos claros y efectivos para la gestión de documentos y flujos de trabajo en el teletrabajo. Esto implica crear protocolos para la creación, revisión, aprobación y almacenamiento de documentos, así como asegurar el cumplimiento de políticas de seguridad y privacidad de datos.

- Formación y capacitación.

Es importante ofrecer formación y capacitación adecuadas sobre la utilización de las herramientas y tecnologías de gestión documental y colaboración. Los empleados deben conocer y saber cómo aprovechar estas herramientas para optimizar su productividad y colaboración a distancia.

- Mantener la seguridad.

La seguridad de documentos y datos confidenciales debe ser una prioridad en el teletrabajo. Esto implica el uso de herramientas de cifrado, autenticación y control de acceso para proteger la información sensible y evitar posibles incidentes de seguridad.