Impresión Software

Infocopy impulsa a las empresas en su primer paso hacia la digitalización

El efecto dominó de las ineficiencias documentales se puede llegar a extender mucho más allá de lo que a simple vista pudiese parecer. Y es que se ha comprobado a partir de un reciente estudio solicitado por Kyocera Documents Solutions, empresa que brinda soluciones de software inteligentes para ofrecer valor a las compañías, que los trabajadores llegan a dedicar entre el 30% - 40% de su tiempo a tratar documentación.

En esta línea, Infocopy, líder de soluciones de impresión, consultor de procesos de negocio y Business Partner Premium de Kyocera Document Solutions, conoce muy bien cómo mejorar la productividad de los departamentos de toda organización.

Un replanteamiento muy necesario

Para conseguir que los lugares de trabajo sean más eficaces, Infocopy apuesta por Kyocera Cloud Information Manager. Se trata de una solución capaz de admitir la digitalización de documentos internos y sus procesos de gestión, acelerando, como consecuencia, la eficiencia operativa al llegar a reducir hasta en un 70% el tiempo dedicado a la gestión de la documentación. Es decir, se trata del primer paso hacia la digitalización que toda empresa tendría que emprender.

Recuperar el control de los datos es más que posible

Kyocera Cloud Information Manager brinda, a su vez, ayuda a las empresas para controlar grandes volúmenes de documentos mediante la organización instantánea de documentos. Lo logra etiquetando documentos y usando palabras clave extraídas, para localizarlas posteriormente de forma sencilla. De hecho, todos estos documentos esenciales se envían a un depósito central para su tratamiento futuro.

Por otro lado, pueden filtrarse las consultas por varias opciones, como "Creado el", "Creador" y "Versión", entre otros muchos criterios de indexación, teniendo siempre en mente una futura búsqueda realmente eficaz. Además, los usuarios podrán especificar el área de texto en un documento: un área que se podrá copiar y pegar en el archivo de indexación que se seleccione.

La meta: la reducción de costes

Esta solución de Kyocera llega a admitir hasta 12 tipos de documentos diferentes, quedando los costes de infraestructura incluidos en el mismo precio de la licencia. Por otra parte, las empresas podrán reducir todavía más sus costes operativos usando el software multiusuario alojado en la nube con Google Cloud Platform (GCP).

Una herramienta perfecta para el trabajo híbrido

La función de Kyocera Cloud Information Manager aporta, consecuentemente, un valor añadido al extenderse más allá del control de documentos; más teniendo en cuenta que el trabajo híbrido cada vez resulta más mayoritario. En definitiva, se trata de una solución que garantizará que aquellos datos comerciales de carácter confidencial se mantengan siempre seguros, con independencia de dónde trabajen los empleados. Lo conseguirá a partir de permisos únicos.

La funcionalidad, prioridad absoluta de Kyocera Cloud Information Manager

Todos los usuarios podrán capturar, a su vez, documentos y fotografías para ser enviados después a la nube a través del Smartphone, mostrando así la aplicación un historial de fotos cargadas. Por otro lado, los documentos podrán organizarse por carpetas o se podrán dejar comentarios en los propios documentos para que todos los equipos de trabajo se organicen de forma ágil y colaborativa día tras día.