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Canon impulsa la digitalización del departamento financiero de ORO

Publicado 02 May 2022
Canon digitalización 
Canon ha favorecido que la empresa de cuidado del hogar, ORO, se modernice al impulsar su transformación digital. Ha sido, en concreto, gracias a la integración del software de gestión documental de Canon.

La compañía, conocida por marcas como Mistol, Starwax o, incluso, la propia ORO, ha consumado de este modo el proyecto de digitalización del departamento financiero. Canon ha optimizado el proceso de emisión de albaranes y aprobación de facturas. También el acceso a los mismos a partir de un archivo digitalizado. ¿El resultado? Que el tiempo dirigido a la gestión de facturas se haya reducido hasta en un 50%.

La labor del archivo histórico

Atendiendo a la normativa mercantil, tributaria y de prevención de blanqueo de capitales, las compañías tienen que mantener un gran archivo histórico. En el caso concreto de ORO, contaba con un voluminoso archivo en papel que no ocupaba muchísimo espacio. Por otra parte, dificultaba de forma notable la labor de consulta.

“En procesos como el de emisión de albaranes, se llegaban a producir diversas copias de un mismo documento, dando lugar a un enorme gasto de papel, entre otras complicaciones relacionadas con los albaranes y, también, con la orden de pedido y factura”, comentó Elena Company, Business Controller en ORO.

Todo ello implicaba una inversión de tiempo innecesaria por parte de los empleados y también el riesgo de extravío de los documentos. A su vez, el contexto de la pandemia sentó las bases para impulsar este proceso de transformación en el que, tras analizar diferentes alternativas, ORO se decantó por Canon para llevar a cabo la digitalización de todo el archivo de su departamento financiero.

De la mano del servicio de digitalización de facturas y a la solución usada, homologada paralelamente por la Agencia Tributaria, la empresa pudo destruir todo el papel del histórico, con el consiguiente ahorro de espacio y con todas las garantías, disponiendo desde ese momento con facturas digitales certificadas.

Unos flujos de trabajo 100% digitalizados


Tras consumar ese paso del archivo histórico de papel a digital, también resultaba necesario integrar un sistema que estableciese flujos de trabajo 100 % digitales, los cuales posibilitaran positivamente la continuación del negocio y del proyecto de digitalización de procesos.

Como consecuencia del proceso de digitalización documental, ORO ha optimizado todas sus gestiones documentales, impulsando el trabajo colaborativo de aquellos empleados implicados en cada proyecto. Consecuentemente, la empresa se plantea la extensión del uso de la solución a nuevos departamentos y áreas de negocio. Para Aníbal Ayala, Director General de ORO, “Se trata de una medida muy eficiente para todas las áreas, especialmente para las personas que tenían que autorizar facturas. Y es que su tiempo dedicado esta tarea se ha reducido en hasta un 50%”.

Para más información, consultar: https://www.canon.es/business/insights/case-studies/oro-digitaliza-se-negocio/

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