Software

Canon, excelente ejemplo de digitalización de la gestión documental

Neumáticos Soledad, compañía familiar alicantina especializada en la distribución de neumáticos y accesorios para el automóvil, perteneciente al Grupo Soledad y con sucursales en diferentes países como Reino Unido, Alemania, Francia, Portugal y Marruecos, ha confiado a Canon, proveedor global de tecnología y servicios de imagen, la digitalización de sus procesos administrativos. En concreto, la gestión de sus facturas.

Disminución de carga administrativa

De la mano de las soluciones de Canon, Neumáticos Soledad ha aliviado su carga administrativa originada en la gestión de facturas de proveedores, facilitando a todo el personal el acceso a la información.

Y es que la compañía se enfrentaba a un volumen de documentos impresos que dificultaba, y también ralentizaba, su trabajo. Originando errores e, incluso, algunos extravíos. Por otro lado, resultaba complejo calcular la cantidad de trabajo que se derivaba de los procesos de facturación, porque se dependía enormemente de una estimación que no se basaba en los datos.

La gestión documental, el epicentro de la digitalización

En definitiva, la implementación del software de gestión de documentos Therefore de Canon ha permitido a Neumáticos Soledad deshacerse del archivo físico. También digitalizar las facturas, además de hacerlas más accesibles.
En la actualidad, pueden procesar la información almacenada, estableciendo, a su vez, un seguimiento de los flujos de trabajo de forma que el identificar el estado de toda tarea. A la vez que detectar fallos o retrasos en el proceso resulta ya mucho menos complicado.

La misma práctica, en otras compañías del Grupo Soledad

El éxito de la solución de Canon, implementada con un servicio totalmente personalizado, ha propiciado que su uso se extienda a otras empresas del Grupo Soledad. “Nuestra relación con Canon ha resultado ser excepcional y muy cercana. Y es que el equipo se ha involucrado mucho en el desarrollo e implantación del programa”, comentó Luis Espasa, Responsable del Departamento Administrativo,

De cara al futuro, Neumáticos Soledad se está planteando incrementar las utilidades que brinda la herramienta, adaptándola, sin duda, al creciente volumen de trabajo documental. Estamos hablando de la elaboración automática de facturas en base a pedidos, pero también a la creación de un portal del proveedor.

Una colaboración con valor añadido

Por otro lado, Eva Sánchez, Directora de Transformación Digital de Canon, añadió: ‘Ha sido un total placer acompañar a Neumáticos Soledad en este proceso de implementación del software de gestión de documentos. Y para Canon es un orgullo poder trabajar con empresas que están comprometidas con la innovación y también el compromiso ecológico, además de la propia transformación digital, y todas sus ventajas”.