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Tips de Infocopy para crear espacios de trabajo más inteligentes y eficientes

Publicado el 30/07/2020

El crecimiento de la tecnología impulsa de manera imparable a todas las compañías sin importar su sector o tamaño. En estos nuevos tiempos, es necesario que las empresas se adapten e implementen nuevas tecnologías. Es por ello que, Infocopy, distribuidor oficial de Kyocera Document Solutions, líder de soluciones de impresión, sistemas de gestión de documentos y consultoría de procesos de negocio, se ha dado a la tarea de dar a conocer las claves para poder lograrlo.

mayorista kyocera

Aunque implica un reacondicionamiento de los procesos internos y debe invertirse tiempo a que los trabajadores puedan aprender y adaptarse a los mismos, la transformación digital ofrece múltiples ventajas a todas aquellas empresas que la implementan, ya que permite crear entornos de trabajo más flexibles, automatizados, comunicativos y medibles. De esta manera, es posible mejorar la productividad, y además, con horarios de trabajo más flexibles y sin importar el lugar.

Uno de los aspectos fundamentales de la digitalización es la gestión de documentos. El cambio del papel a documentos digitales ha venido para quedarse y es una realidad en muchas empresas debido a sus múltiples ventajas, entre las que destacan el ahorro de espacio físico y la facilidad de almacenamiento y gestión, generando a su vez, ahorro en costes de almacenamiento y una producción más eficaz.

Infocopy, brinda los siguientes consejos para una gestión documental adecuada:

•    Designar a las personas encargadas y establecer criterios homogéneos para el escaneo de documentos, tales como resolución y formato, entre otros.
•    Elegir un escáner adecuado. Es importante que sea multifuncional, o en su defecto, que sea de sobremesa si su uso es en oficina. También son convenientes las aplicaciones para smartphone si los documentos necesitan ser escaneados a distancia.
•    Gestionar documentos a través de la nube, siempre y cuando ofrezca seguridad y además permita la gestión y recuperación de las carpetas de archivos de manera sencilla.
   
Además de todas las ventajas ya mencionadas en cuanto a mejora de productividad y ahorro de costes, la digitalización permite conocer a los clientes y sus gustos. De esta manera, es posible generar campañas de marketing personalizadas y más eficientes.
 

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